6 nejdražších chyb v administrativně-právní oblasti a jak se jim vyhnout
Pokud jste pravidelným čtenářem našeho časopisu, asi je vám jasné, že mít v týmu produktivní a správně motivované lidi je základem nejen pro úspěch celé firmy a její dobré výsledky, ale také pro to, abyste až příliš často nemuseli mluvit s právníky. Požádali jsme advokátku Janku Brezániovou, aby se s námi podělila o nejčastější problémy, které v praxi řeší.
Tento článek vyšel ve 30. čísle časopisu DOBRODRUŽSTVÍ PERSONALISTIKY.
1. Zvolte vhodný název společnosti
Každá právnická osoba musí mít ze zákona svůj název. U obchodních společností pak zákon tento název označuje jako „obchodní firmu“. V právním světě tak firma neznamená společnost samotnou, ale jméno této společnosti. Název společnosti musí splňovat řadu kritérií. Musí odlišit danou společnost od jiných, obsahovat označení právní formy a nesmí být klamavý a zaměnitelný (a už vůbec by název neměl parazitovat na názvu někoho jiného). To by se mohlo časem vymstít. Platí, že ochrana náleží tomu, kdo název použil poprvé.
Název musí být povinně registrován, v případě obchodních společností v obchodním rejstříku. Ke změně obchodní firmy společnosti je potřeba využít služeb notáře, jelikož změna se provádí změnou zakladatelského právního jednání a změněná obchodní firma se pak musí opět zapsat do obchodního rejstříku. Potřeba změny může být vyvolaná právě tím, že název nesplňuje některá kritéria. Změna může ale znamenat rozsáhlé náklady na nová loga, vizitky, hlavičkové papíry, razítka, marketingové materiály a další. Ve výsledku se tak vyplatí zvolit vhodný název splňující všechna kritéria již při vzniku společnosti a přemýšlet trochu „za roh“.
2. Správná forma obchodní společnosti
Formu obchodní společnosti je nutné zvolit tak, aby odpovídala obchodním záměrům a požadavkům na flexibilitu, či naopak robustnost systému. Jednotlivé formy určují, jaké orgány a jakou strukturu bude muset společnost mít. Od toho se potom odvíjí způsob rozhodování a jednání společnosti, výplaty podílu na zisku či způsob, jakým se budou společníci podílet na ztrátě či závazcích společnosti. Forma společnosti také ovlivňuje výši nákladů nezbytných na vytvoření a chod společnosti. Platí přitom přímá úměra – čím větší a robustnější je obchodní záměr společnosti, tím robustnější je i její struktura a zpravidla i náklady na vytvoření a udržení společnosti. Pro ty nejrobustnější záměry se tak zpravidla nejvíce používá forma akciové společnosti (a.s.), pro ty „běžné“ doporučujeme spíše společnost s ručením omezeným (s.r.o.).
3. Dohoda o mlčenlivosti může leccos zachránit
Dohoda o mlčenlivosti chrání společnost před vyzrazením či zneužitím určitých informací. Správně by měla také obsahovat jasné smluvní mechanismy umožňující či usnadňující vymáhání finanční kompenzace či smluvních pokut v případě jejího porušení. Jinak by byl případný spor běh na dlouhou trať s hodně nejistým výsledkem. Samotná dohoda o mlčenlivosti ovšem nemusí zabránit jinému využití know-how.
Pokud zaměstnanec či jiný pracovník přichází do styku s opravdu citlivými daty a zásadním know-how, je vhodné s ním uzavřít dohodu o mlčenlivosti a konkurenční doložku, která umožňuje sjednat platně smluvní pokutu i se zaměstnancem. Zákon však klade na takovou dohodu celou řadu podmínek a omezení. Je proto vhodné situaci konzultovat s advokátem specializujícím se na pracovní právo.
4. Podoba smluv
Pokud je činnost společnosti standardizovaná, jsou standardizované smlouvy určitě vhodné. Ze zkušeností z praxe víme, že se rozhodně vyplatí mít kvalitně zpracované smlouvy. Zrychluje to totiž vyjednávání o smlouvě a minimalizuje to rizika budoucích sporů.
Důležitá je také pravidelná aktualizace smluv. Ta může reagovat nejen na vývoj legislativy, ale i na vývoj podnikání a potřeb společnosti. Dejte si ale pozor, abyste do smluv nezasahovali neodborně. Jak už to v právnickém světě chodí, jsou to sofistikovaně provázané systémy. Navíc smlouva nemusí obsahovat všechna ujednání upravující daný smluvní vztah. Některé smluvní vztahy podléhají zákonné regulaci automaticky, bez ujednání přímo ve smlouvě. I na první pohled nepatrný neodborný zásah do textu a konstrukce smlouvy tak může způsobit rozsáhlé škody.
5. Protiprávní najímání zaměstnanců
V této oblasti je důležité základní pravidlo, že správné ošetření vztahů se zaměstnanci, nastavení jejich přijímání a péče o ně zajistí především včasné zapojení advokáta specializujícího se na pracovní právo. Advokát by měl být zapojen jak do implementace, tak do aktualizace jednotlivých procesů a stoprocentně do složitějších individuálních případů.
Naprosto zásadní je zejména pak:
neptat se při pohovorech na skutečnosti, u nichž to zakazuje zákon (třeba sexuální orientace, vyznání a ve většině případů i těhotenství či rodinné poměry),
dodržovat GDPR,
nastavit správně zkušební dobu a řádně ji využít k zapracování, hodnocení a případnému propuštění zaměstnance
a v neposlední řadě je vždy nezbytné mít na paměti zásadu zákazu diskriminace a rovného zacházení.
6. Švarcsystém
Švarcsystém je slovy zákona „zastřené zaměstnávání“. Hrozí v situaci, kdy společnost místo zaměstnance najme pracovníka „na IČ“ jako podnikatele. To je samo o sobě v pořádku. Problém však nastává, pokud je takový pracovník při výkonu práce závislý na společnosti stejně jako zaměstnanci společnosti. Pokud musí pracovník najatý „na IČ“ pracovat na pracovišti společnosti, v pracovní době určené společností, plnit pokyny společnosti, používá vybavení společnosti a je odměňován hodinově, pak jde s největší pravděpodobností o švarcsystém.
Jednoduše řečeno, jde o zaměstnání na černo. Název švarcsystém ovšem nedostal po německém výrazu pro černou barvu, ale po podnikateli M. Švarcovi. Ten jej v 90. letech 20. století hojně využíval. Ve švarcsystému totiž společnost ušetří na daních, odvodech a dalších administrativních nákladech, které by musela vynaložit za zaměstnance.
Rizika švarcsystému jsou hlavně pokuty. Pro společnost to může být až 10 000 000 Kč a pro pracovníka až 10 000 Kč. Společnost je rovněž povinna doplatit daň a povinné odvody včetně úroků z prodlení a penále. Pracovník také může společnost žalovat. Ve výsledku se tak společnosti původní úspora může pořádně prodražit.
Text: Barbora Berková, Janka Brezániová
Zdroj fotografií: archiv společnosti Taylor Wessing freepik.com
Sepsáno v červnu 2022