7 tipů, jak zvládnout zpětnou vazbu

Existuje mnoho tipů a rad na téma zpětné vazby, pravidelných rozhovorů a celkově k práci se zaměstnanci. Cílem je většinou jejich větší angažovanost, loajalita a zodpovědnost. Ať už jsou nástroje nebo postupy sebevíc sofistikované, pokud nejsou absolutní základy v pořádku, je to k ničemu.  Mnoho úsilí a veliká snaha vytvořit efekt a na konci rozpaky. Nikdo z toho nebude mít ve finále radost ani užitek.

Tento článek vyšel v časopise HR Forum. 

Zde je 7 tipů k tomu, jak pracovat s lidmi. Jsou postaveny na zdravém rozumu a prošly mou mnoholetou praxí.

1. Když víte, jaké má kdo výsledky, je snadné najít ta pravá témata a otázky.

Řekla bych, že je to stejné jako třeba ve sportu nebo jiné aktivitě, kde je celkem snadné vyhodnotit dosaženou úroveň vůči plánu. Trenér podle měřitelných parametrů vidí, zda jeho svěřenec naplňuje očekávání, nebo ne. Pokud ano, a navíc skvěle, pak bude rozhovor o tom, v čem tkví jeho úspěch, snaží se spolu pojmenovat důvody, proč se daří, a tím si je mnohem intenzivněji „zvědomit“. Neodpouští se tréninky nebo dodržování pravidel, ale také existuje speciální podpora, jako je třeba individuální trénink nebo speciální program, který může dotyčný využít.

Na druhé straně, pokud jsou něčí výsledky hluboko pod představou ideálu, bude rozhovor mířit k plánu plnému konkrétních kroků, jak to zvládnout a zlepšit. Vždy to ale znamená „makat“ a zvládat to, co je třeba. Málokdy je to o obecném namotivování a promlouvání do duše.

Zpětná vazba není obvyklý pracovní meeting, měli byste při ní oprašovat cíle a účely, z cesty k nim odstranit bariéry a snažit se vašemu člověku porozumět.

V první řadě je tedy nutné mít dobrou představu o tom, jak je na tom tento konkrétní člověk se svou produkcí. A „produkcí“ myslím to, jaké reálné výsledky poskytuje a jak je tím užitečný zaměstnavateli a týmu. Když víte, že je osoba velmi efektivní ve své práci, poskytuje skvělé výsledky a je cenným členem týmu, bude častým předmětem vašich dotazů to, jak ji můžete podpořit a co by se dalo udělat, aby se u něj tento pozitivní stav udržel nebo ještě zlepšil.

Jakmile ale víte, že je před vámi člověk, jehož výsledky nejsou zdaleka ty nejlepší, můžete si být jisti, že bude potřeba se s ním bavit o tom, jak chce své výsledky zlepšit. Můžete ho podpořit, ale dejte pozor, aby to nebylo na úkor těch výkonných nebo aby tento člověk nepřestal vnímat to, že se od něj očekává, že opravdu zamaká. 

Mé doporučení zní: Definujte, za co konkrétně své lidi platíte, zajistěte, že tomu vaši lidé rozumí, vyžadujte to, pravidelně a nepřetržitě sledujte jejich výsledky, zveřejňujte je a alespoň částečně je zohledněte v rámci odměňování. Toto je pro vás ten nejlepší podklad pro poskytování zpětné vazby a průběžnou práci se stávajícím personálem.

2. Zapomeňte na strojené rozhovory a předepsané formuláře. To hlavní je nefalšovaný zájem.

I když může být velmi lákavé využít čas se zaměstnancem pro to, abyste mu sdělili všemožné myšlenky, které sami pokládáme za důležité, nejdůležitější je u zpětné vazby nebo hodnotícího pohovoru porozumět tomu, co si myslí on. Spousta vedoucích si myslí, že součástí vedoucí funkce je „být zajímavý“ pro své podřízené. Ale hodnotnější a zajímavější je ve finále vždy takový vedoucí, který se o své lidi opravdu a upřímně a vytrvale zajímá.

Mé doporučení: Buďte připraveni vyslechnout cokoli a buďte si vědomi toho, že tím, že vám někdo říká své myšlenky a úvahy, vám vlastně ukazuje svou důvěru vůči vám. A to je neskutečně cenné a podle toho s tím nakládejte. Pokud máte v plánu něco řešit a zvládat, pak právě opravdový zájem je klíčem, který přinese skvělé řešení. 

Ještě od nás nedostáváte každé dva týdny odborné tipy z oblasti budování týmu a výběru zaměstnanců?

3. Nenechte to zapadnout. Pravidelnost je důležitá.

Operativa a nahodilé události mají tendenci nás donutit hodnotící pohovory s našimi lidmi rušit či posouvat, ale nedělejte to. Právě v době, kdy se „nic neděje a všechno šlape“, je potřeba pokračovat. To nejhorší, co můžete udělat, je ignorovat své nejlepší lidi. I kdybyste měli tisíc logických důvodů, nedělejte to. Nejlepší lidé mají top prioritu. Ignorace je past, protože pokud chcete někoho opravdu potrestat, pak ho ignorujte.

Mé doporučení: Ze zkušenosti s těmi nejlepšími lidmi z týmu vím, že i když schůzka začíná v duchu „nemám nic konkrétního, co bychom měli řešit“, stačí chvilka a z normálního rozhovoru je inspirativní debata, která upevní nebo posílí loajalitu na maximum. 

4. Nefixujte se na chyby a nedokonalosti. Odměňte to, co je dobré.

Výsledkem korekce by mělo být opravdové zlepšení, posun a vyšší zodpovědnost. Nemálo lidí si ale myslí, že nejefektivnější cesta ke zlepšení někoho je rovnou označit to, co u něj je nebo bylo špatně. Po takovém shrnutí chyb efektivita naopak začne klesat. Proč? Protože lidé nejsou stroje. Není možné ignorovat vše, co je s nimi v pořádku, soustředit se pouze na nedostatky a očekávat, že osoba přijme kritiku s nadšením. 

Čí rady si obvykle vezmete k srdci? Ty od svého přítele, nebo od nepřítele? Pravděpodobně od přítele. A kdo je to přítel? Ten, kdo na nás vidí kromě našich chyb také spoustu věcí, které jsou s námi v pořádku a dává nám to na vědomí. Proto je naše ochota zlepšit se mnohem větší, když nás koriguje přítel.

Mé doporučení: Věnujte pozorost především tomu, co je s daným člověkem v pořádku, nebo co je přímo skvělé. A pokud je nutné kritizovat, kritizujte konkrétní chybu v činnosti nebo výsledek. Potvrzujte dobré postoje, vlastnosti a skvělou práci osoby.

5. Vyšší zodpovědnost je o schopnosti porozumět tomu, jak věci zapříčinit.

Větší zodpovědnost zaměstnanců by chtěl asi každý. Co je to ale zodpovědnost? Zodpovědnost bychom mohli definovat jako schopnost vidět sám sebe jako příčinu. Je to jistá míra sebevědomí a iniciativy. Naštěstí je zodpovědnost vlastnost, která se dá zlepšovat.
Aby si byl někdo vědom svého konání a převzal iniciativu, musí rozumět tomu, co se děje, rozumět své práci, situaci. 

Mé doporučení: Zvyšujte znalosti svých lidí a soustřeďte se při tom zejména na oblasti, kde byste chtěli, aby převzali více iniciativy nebo kde chcete, aby se rozhodovali s ohledem na následky.

6. Snaha zavděčit se všem je utopie.

Někdo si myslí, že udělá nejlépe, když snese modré z nebe všem a každému. Že pak takoví zaměstnanci zase snesou modré z nebe svému zaměstnavateli. Asi je vám jasné, že to tak není. Zájem, zjišťování, co podpoří zaměstnance v jejich produkci, a konkrétní akce je víc než snaha vyhovět všem se vším

Mé doporučení: Jednoduché pravidlo zní: Prioritně pomáhejte těm, kteří vám už teď hodně pomáhají (ve smyslu reálné hodnotné produkce, výsledků). U ostatních pak zajistěte (vyžadujte), aby více pomáhali, přispívali. Vždy ale podporujte to, co podpoří produkci a bude prospěšné pro většinu. Až pak řešte požadavky jednotlivců.

7. Buďte happines manager, vrba i osobní trenér, ale dopřejte sebezlepšení i sobě.

Jedním z nejdůležitějších úkolů manažera je udržet lidi v dobrých, pokud možno tvořivých emocích. Pokud se firmě a lidem v ní daří, nemusí to být velký problém, ale pokud překonávají překážky a čas od času selžou, jejich emoce klesá a tím také zájem o práci, aktivita a výkonnost. Brilantní vedoucí takovou věc dokáže pozorovat a pomůže emoci opět zvýšit. Aby toho byl schopen, musí sám být v dobré emoci. 

Mé doporučení: Není možné pomáhat někomu jinému, když sami potřebujete pomoc. Proto byste měli neustále pracovat sami na sobě. Nejen kvůli sobě, ale hlavně kvůli svému týmu.

Držím vám palce, ať máte vždy dost síly své lidi motivovat a oni vám to pak stejnou měrou vracejí. 

Text: Lucie Spáčilová 

Zdroj fotografií: shutterstock.com