Flexibilita je téma dneška! Rozhodovat bude, jestli se s ní správně vypořádáme

Home office, sdílená pracovní místa, měnící se pracovní doba nebo práce ze zahraničí. To jsou témata současného světa byznysu, která se skloňují až příliš často na to, abychom je mohli ignorovat. A všechna kladou na firmy stejný nárok – flexibilitu. Proto jsme se podívali do dvou českých firem, abychom viděli, jak se s ní vypořádávají. Jednou z nich je jazyková škola, do které pandemie přinesla online výuku a s tím spojenou flexibilitu místa výkonu práce jejích zaměstnanců. Druhou je pak společnost, do níž zase nárazovost práce přinesla flexibilitu pracovní doby.  V obou případech jde evidentně o úspěšný model plný inspirace.

Tento článek vyšel ve 30. díle časopisu DOBRODRUŽSTVÍ PERSONALISTIKY. 

Funkčnost práce na dálku je zejména o schopnostech manažerů

Dominika Pašková, zakladatelka a jednatelka jazykové školy 

Perfect World s.r.o., se s poptávkou po online prostředí potýkala již v době před „koronakrizí“, a to ze strany zaměstnanců i ze strany studentů. V roce 2014 navíc začala natáčet úspěšná výuková videa, pomocí kterých stále rozšiřuje výuku jazyků nejen po celé České republice, ale postupně i po celém světě, kde žijí Češi. „Jsem za tuto možnost a příležitost velmi vděčná, přestože jsem z ní ze začátku měla velký respekt a vlastně jsem skákala do naprostého neznáma. Takto ale vznikla a postupně se vyvíjela flexibilita místa výkonu práce v naší společnosti,“ popisuje Dominika Pašková.

Jasné podmínky, komunikace a důraz na výsledky

Nyní již všichni zaměstnanci jazykové školy pracují naprosto flexibilně, pozornost vedení je totiž zaměřena primárně na výsledky a to, kdy jich zaměstnanec dosáhne, je již téměř zcela na něm samotném. Každý se tedy může rozhodnout, v jakém čase se bude práci věnovat. „Naladění na sebe sama a svoji přirozenost považuji za velmi zásadní faktor úspěchu,“ říká zakladatelka jazykové školy. Klíč k fungování firmy pak vidí ve schopnosti šéfa naladit se na své podřízené a komunikovat s nimi do hloubky o jejich potřebách a o tom, jak jsou přímo oni ochotni a schopni se co nejefektivněji dostat ke kýženému výsledku.

Podle Dominiky Paškové může bezproblémová spolupráce na dálku fungovat dobře. „Za zásadní bod považuji jasné stanovení podmínek odvedené práce (výsledky), komunikaci a pochopení celkového přístupu zaměstnance k práci,“ doplňuje.

Změny se dotkly i způsobu výběru nových lidí

Původně se do práce na dálku pouštět nechtěla, ale žádali si to klienti a následně i sama doba. Kromě toho, že v jazykové škole dnes pracují flexibilně téměř všichni, pomáhá jim online prostor najít i nové kolegy. „K našemu již tradičnímu způsobu výběru zaměstnanců jsme museli přidat několik dalších „úkolů“, které zájemci museli splnit, abychom ověřili jejich produktivitu. Tento styl je celkově sice o něco delší a časově náročnější, nicméně přináší výsledky. Právě skrze online nástroje se k nám do firmy dostalo několik velmi kvalitních lidí se srdcem na správném místě,“ doplňuje k tématu.

Funkčnost práce na dálku podle Paškové tkví zejména ve schopnostech manažerů. „Obecně zastávám názor, že lidé neopouštějí pracoviště, ale šéfa. Právě šéf, jejich manažer nebo lídr je jim průvodcem na cestě jejich prací. Je to právě šéf, kdo by pro zaměstnance měl být vzorem, měl by být o schůdek výše než oni, měl by být o něco kompetentnější a o něco znalejší,“ uzavírá Pašková.

Nastavená pravidla se musí velmi důsledně vymáhat

Karolína Sabol je jednatelkou společnosti LKA s.r.o., zabývající se fondy EU a národními dotacemi, poskytuje projektové poradenství a pomáhá klientům realizovat vlastní vize a plány. „Máme ve firmě projektové manažery a jejich práce je dost nárazová, takže flexibilita práce vlastně vychází z typu práce, kterou děláme,“ popisuje Karolína Sabol.

Zaměstnanci často před finálním dokončením projektů pracují po večerech i o víkendu, a i proto pak mají ve chvílích, kdy toho není tolik, možnost mít volna víc. Možná vás napadá běžný protiargument, totiž že je pak nejspíš dost nesnadné, aby se tým vůbec sešel pohromadě.

„Máme povinné pondělky v kanceláři a ve čtvrtek máme povinný alespoň půlden,“ vysvětluje Karolína Sabol. „Díky tomu, že zaměstnanci nemusí dojíždět každý den hodinu nebo dvě, jsme rozšířili základnu zájemců o práci, protože už vlastně nehraje roli, že nebydlí ve městě, kde sídlí firma. 

Navíc jsou pak zase blíž našim klientům, což přispívá k rozšíření klientely o další kraje,“ přibližuje jednatelka, jaký další pozitivní dopad má flexibilní práce na celou společnost.

Neustálá dostupnost – problém flexibilní pracovní doby 

Kromě práce z domova tedy umožňují v LKA svým zaměstnancům i flexibilní pracovní dobu. Pokud se však najde někdo, komu práce z domova nevyhovuje, má samozřejmě možnost využívat kancelářské prostory častěji. „My kolegům na rovinu říkáme, že mají možnost pracovat na home office, ale pokud o sobě ví, že prostě nedokážou být doma efektivní, tak jim doporučujeme, ať raději přijdou do kanceláře,“ říká Karolína Sabol.

Jedním z problémů flexibilní pracovní doby může být neustálá dostupnost, kdy zaměstnanci aktivně odpovídají na e-maily například v deset večer. Ve firmě LKA se proto konají pravidelná školení, nakonec ale tu zodpovědnost nechávají na každém z kolegů.

Vše komunikujeme dostatečně dopředu

„Abychom při práci na dálku udrželi všechno v chodu, musíme velmi důsledně vymáhat nastavená pravidla, aby se nestávalo, že si například na pondělí, kdy máme povinnou účast na poradě, budou všichni brát dovolenou. Snažíme se hledat kompromisy a kolegům vyhovět, hlavně když se to týká péče o malé děti. Žádosti na pondělí musíme bohužel občas zamítat, při čemž tam nastávají menší třecí plochy, ale nedá se nic dělat,“ komentuje jednatelka společnosti.

Jako v každé firmě i zde najdeme zaměstnance, kteří jsou nějakým způsobem vázáni na kancelář. Jedná se například o asistentky nebo manažery obchodu. I u takových pozic se však můžeme setkat s flexibilitou v podobě home office. Na tento benefit pak mají takové pozice nárok jednou týdně. Zadávání práce se pak u nich řeší pomocí úkolovací online aplikace.

„Když máme opravdu hodně práce, většinou všechny svoláme do kanceláře, aby věděli, že je potřeba teď asi týden dojíždět a být v kanceláři, abychom všechno stihli a dodělali. A na to jsou všichni zvyklí, takže když vše komunikujeme dostatečně dopředu, není s tím nikdy problém,“ uvádí Karolína Sabol.

Nově příchozí zaměstnanci mají na flexibilní práci nárok až po uplynutí zkušební doby. „Pokud se řídíme předem jasně stanovenými pravidly, vše nám funguje jak při práci na dálku, tak při práci v kanceláři,“ dodává Karolína Sabol.

Text: Barbora Berková, Barbora Hartmannová 

Zdroj fotografií: freepik.com, archiv dotazovaných