Kde ušetřit čas? Investujte ho do správných věcí

Vstávají vám vlasy na hlavě, když se vás někdo zeptá „Máš čas?“? Máte pocit, že už jste natolik efektivní, že lepší už to nebude, ale stále byste potřebovali nějaký ten čas navíc? Pak možná svůj čas neinvestujete tím správným směrem.

Někdy se ve své praxi setkávám s lidmi, kteří byli na pozici šéfa, manažera nebo vedoucího vytaženi z běžných pozic a kteří často říkají, že na práci vedoucího jim už nezbývá mnoho času. Byli povýšeni na základě jejich dlouhodobě výborných výsledků, loajality a nadšení pro věc. Velmi často to jsou odborníci a specialisté v oblasti, kterou vedou. A také se od nich velmi často očekává, že svoje osobní výkony udrží a zároveň povedou svůj tým. Jejich vedení se tak velmi snadno smrskne na to, že fungují jako živoucí příklad a vzor, který táhne. To je samo o sobě hodnotné, ale řekněme si na rovinu, je to trochu málo.

Čas je pro většinu manažerů dráždivé slovo a na otázku „Máš čas?“ mají ne vždy příjemnou reakci zamítavého typu. Proto tu pro vás mám zamyšlení nad tím, kde by mohl vzít každý manažer nebo vedoucí týmu čas. Kdybychom to chtěli shrnout do jedné věty, jednoduše jde o to, že ho musí investovat chytře, aby ho pak následně neplýtval. Pojďme se podívat blíže na čtyři časové „investice“, které se ve spojitosti s jeho šetřením vyplatí.

1. Investujte čas do kvalitního výběru

Nebudete později čas ztrácet zvládáním problémů, pokusy, propouštěním, novým výběrem.

Ať už si vybíráte do svého týmu pracovníky kompletně sami nebo k tomu máte podporu personalisty, je toto oblast, kterou byste z časového hlediska neměli podcenit. Už samotné prodlužování výběrového řízení z důvodu neschopnosti uspořádat pohovor s potenciálním nadřízeným, nezodpovězené dotazy kandidátů nebo slíbené a nesplněné akce ve směru ke kandidátům způsobují, že přicházíte o ty nejlepší.

Pokud zde čas neinvestujete, nedáváte tomu tu správnou prioritu, pak velmi riskujete, že budete mít v týmu někoho, kdo vás bude o čas přímo okrádat, a to docela nestoudně. Neznamená to, že výběrové řízení nelze udělat efektivně. Právě naopak. Ale vaše přítomnost a pozornost, která vyžaduje čas, je nezbytná, abyste v budoucnu čas zase ušetřili. 

2. Investujte čas do kvalitního zaškolení

Nebudete později čas ztrácet s korekcemi, zvládáním chyb a nekonečným úkolováním.

I kdybyste díky výběrovému řízení získali naprostou hvězdu, neznamená to, že bude od vkročení do firmy mít výsledky bez vaší časové investice. Až nepřiměřeně často slýchávám od zklamaných kandidátů, že je nechali po přijetí bezprizorní a nevytížené tak dlouho, že jejich nadšení opadlo, nebo se rozhodli pozici změnit.

Čas investovaný do zorientování nováčka, do jeho zapracování a následné korekce, se vám vrátí několikanásobně. Jeho motivace jen poroste, rychleji se zapojí do týmu a pomůže mu v dosažení výsledků. A samo sebou nebude mít tolik otázek, které vás budou vytrhávat z vaší práce a jak jinak než … opět připravovat o čas.

3. Investujte čas do svých nejlepších lidí

Nebudete jej později ztrácet zvládáním demotivace, vzdoru nebo dokonce odchodů.

I kdybyste skvostně vybrali, perfektně zaškolili, stále to neznamená, že si můžete dovolit ten luxus, neinvestovat čas do těch nejschopnějších pracovníků. Je to veliká past, protože to často vypadá, že vše běží „samo“. Lidé ochotně pracují, není potřeba je kontrolovat, nahánět, a tak se konečně můžeme věnovat „svojí“ práci.

Ale pokud zjistíte, že až příliš často tou „svojí“ prací myslíme zvládání demotivací, nesouhlasů nebo zabraňování odchodů, je to spíše známka toho, že už dříve nebyl čas správě investován. Nejde o to, že máte svým nejlepším lidem radit, opravovat je nebo jim dýchat za krk. Čistý zájem, pochvala v tu pravou chvíli a připravenost se jim věnovat je to, čím zpravidla předejdete většině věcí, které vás jinak budou o čas připravovat. V té nejpesimističtější variantě jde pak o to, že vás to bude stát navíc čas z bodu 1 i 2 (tedy ten použitý na výběr a zaškolení), pokud odchod nezvrátíte.

4. Investujte čas do organizování

Nebudete později pouze hasit zapeklité situace, ale užijete si i možnost věci opravdu koncepčně zlepšovat.

Ať už vedoucí jede po vyšlapané cestičce nebo vytváří novou, věci nezůstávají nikdy stejné a změna je neustálá. Proto je naivní si myslet, že organizování nebude součástí jeho práce. Pokud to budeme ignorovat, doběhne nás to. Budeme muset řešit neefektivitu, interní spory nebo nepochopení, duplicitní práci či chybějící zodpovědnost v týmu. To vám sebere doslova mraky času. Takže zjistíte, že pokud chcete jako vedoucí udržet svou vlastní motivaci, potřebujete mít definitivně určený čas na organizování. 

Jednoznačně je lepší nastavit síť semaforů, pravidel a možností, nežli neustále osobně řídit každou jednotlivou křižovatku. Ve špičce by vás to mohlo stát zdraví.

Lehké shrnutí toho, na co byste měli mít čas vždy, pokud jste v pozici šéfa či vedoucího:

• Výběr nových lidí
• Etablování přijatých lidí
• Organizování

Celé je to často jako začarovaný kruh. Pokud už dnes čas neinvestujete, ale naopak o něj přicházíte neustálým zvládáním toho, co přichází, jste evidentně jeho součástí. Možná v tomto kruhu stojíte a říkáte si: „Jak z toho ven?“. Dobrá zpráva je, že řešení vždy existuje. Jen je nutné vědět, kam to chcete se svým časem dostat, být otevřen změnám, zapracovat na sobě samotném a věci se posunou tam, kam budete chtít. Stát dál uprostřed kruhu a nic nezměnit nepřinese logicky zlepšení žádné. A otázky obsahující slovo „čas“ vás budou mít tendenci iritovat nadále.