Získejte návod na řešení problémů jednou pro vždy

Předpokládám, že každý z vašich zaměstnanců či kolegů během pracovního měsíce řeší spoustu rutinních věcí, zásadních úkolů a častokrát narazí i na nový problém, se kterým si musí poradit. Ti schopní najdou řešení sami a úspěšně si s potížemi poradí. Někdo to samozřejmě udělá lépe, někdo komplikovaněji. Ti méně schopní se obrátí na vás, vy najdete řešení, něco rozhodnete, něco uděláte. No, a jedeme dál, práce se nezastaví.

Stalo se vám ale někdy, že se podobná situace opakovala a vy jste přemýšleli, jak jste to minule zvládli? Nebo jste sháněli informace všude po firmě a doptávali se, kdo to tehdy vyřešil a jak to udělal? Najdete se čas od času v nebezpečné situaci a víte, že už v minulosti nějaká stejná či podobná proběhla? Je možné, že si s ní dokážete ve většině případů snadno poradit. Pokud však bude někdo jiný na vašem místě, bude stejně rychlý a efektivní?

Řešením je nastavit jednoduchý proces, díky kterému se průběžně mapují úspěšná řešení – sepisují se postupy nebo se zdokumentují kroky, které vedly ke zdárnému vyřešení nějaké naléhavé situace.

Pracujete na rozvoji vašich lidí a posíláte je na různá školení? Nechejte je, aby ze školení dali dohromady hodnotné tipy a doporučení pro své kolegy. Mohou to přednést na svolaném meetingu nebo jen jako zajímavý tip poslat e-mailem. Díky tomu se budou vaši zaměstnanci vzájemně obohacovat.

Nepředpokládejte však, že to stačí říci. Zaveďte raději jednoduchý systém, on-line formuláře, nebo stanovte osobu, která za to bude zodpovědná (bude to lidem připomínat, vyžadovat). To jsou ty správné nástroje, které vám v budoucnu pomohou vyvarovat se situace, kdy marně vzpomínáte, jak jste něco před časem vyřešili.

Toto lze nastavit pro všechny pozice ve firmě. Jak na to?

• Podívejte se a zajistěte, zda má vaše firma manuály, jak zvládnout konkrétní situace, se kterými se lidé mohou setkat.
   
• Popřemýšlejte nad tím, při jakých událostech si mohou obchodníci vyměňovat své úspěšné akce. Pokud mají týdenní či měsíční společná setkání, pak to může být ta správná příležitost. Nechejte je, aby se na společné setkání připravili, prošli si svá jednání se zákazníky a podívali se na to, kde se co podařilo a čím by se chtěli „pochlubit“ ostatním. Pokud někde řešili nějaký problém a podařilo se to u zákazníka zvládnout, ptejte se, jak to udělali. Pokud narazili na něco, co se ukázalo jako neperspektivní, zajistěte, aby upozornili své kolegy, že toto není ta správná cesta.
   
• Pokud váš programátor nebo IT specialista narazí na něco zásadního a podaří se mu to zvládnout, položte si otázku: „Kde to v budoucnu najdou noví pracovníci?“ Připravte manuál nebo místo na serveru, kde najdou noví i stálí pracovníci všechny tyto informace a zajistěte průběžné proškolování.
   
• Velmi podobným způsobem to proveďte u každé pozice ve firmě. Sepisují například vaši technici, jak si poradili s nestandardními problémy či požadavky? Kdo a kde o tom informuje ostatní?

Je často velmi neefektivní, když se určité problémy ve firmě točí stále dokola. Díky systému předávání informací se mohou i nováčci poučit z minulosti a jako firma půjdete rychleji kupředu. Je zbytečné, aby si každý nováček procházel tím samým. Otázkou vždy jen je, co trvalého zůstává za každým jednotlivcem ve vaší firmě.

Zdoj fotografií: Thinkstock