Z PRAXE: Je produktivita opravdu tak důležitá?
Jak důležitá je produktivita pro významného výrobce obalů, profíka z oboru stavebního klempířství a výjimečnou reklamní agenturu? Proč a jak měří výsledky svých lidí a proč je podle nich právě sledování produktivity u lidí klíčové? Odpovědi jsme hledali u úspěšných českých firem, na které jsme náležitě pyšní.
Na co jsme se zeptali?
1. Co si jako první vybavíte, když se řekne "produktivita"?
2. Jakým způsobem měříte ve vaší firmě produktivitu, výsledky vašich lidí?
3. Jak vypadaly pohovory před tím, než jste začali ověřovat produktivitu a brát výsledky jako rozhodující faktor o přijetí zaměstnance do vašeho týmu, a v čem je ten největší rozdíl?
4. Je nějaká pozice, u které jste měli potíže přesně určit a popsat výsledný produkt?
Koho jsme se zeptali?
1. Napadají mě slova jako „nástroj“, „měření“, „přínos pro firmu“ nebo „hodnota zaměstnance“. Ale kdybyste se zeptala zhruba před rokem, asi bych odpovídala úplně jinak.
2. U zaměstnanců přímo ve výrobě je to velmi jednoduché. Pro každou takovou pozici jsou nastavené normy, jejichž plnění detailně sledujeme. U ostatních zaměstnanců máme kvartální cíle a KPIs, které jsou klíčové pro danou pozici. (pozn. red. „KPI“, Key Performance Indicator, je ukazatel výkonnosti, který se používá k měření úspěšnosti organizace)
3. Před tím, než jsme začali ověřovat produktivitu, jsme pohovory dělali, řekla bych, standardní formou, kdy jsme si s kandidátem povídali o jeho zkušenostech, vyzvídali detaily k jeho praxi a ptali se na úspěchy. Dnes jsme schopni pohovor zvládnout za kratší časový úsek, během kterého se dozvíme pro nás klíčové informace.
Víme, že nedoporučíme manažerům kandidáty, u kterých by mohl být do budoucna problém s výkonem. Rozdíl je i v tom, že máme „potvrzené“ a nějak popsané naše pocity, které jsme z kandidáta měli.
4. Já osobně jsem začala s popisováním produktu na jednotlivých pozicích až na tréninku v Performii, a tím, že jsem hned dostala "návod", měla jsem náskok a nepřišlo mi to moc obtížné. Samozřejmě je to jednodušší u zaměstnanců, pro které máme stanovené normy a výkon, kterého mají dosahovat. Produkty postupně definujeme s kolegy na všech pozicích a zatím se nám nestalo, že bychom u některé pozice výsledný produkt neuměli popsat.
1. Něco, co mě zajímalo hned, jak jsem před dvěma a půl lety začala pracovat v naší rodinné firmě. Od začátku jsem věděla, že je to cesta k úspěchu. Performia mi pak pomohla v tom, jak lépe a efektivně produktivitu zjišťovat, a hlavně v tom, jak poznat produktivní zaměstnance. V loňském roce jsme několik produktivních zaměstnanců přijali a musím uznat, že pracovat s nimi mi činí neskutečnou radost. Jsou to zaměstnanci, na které se můžu plně spolehnout, nemusím je neustále kontrolovat a mám jistotu, že svoji práci udělají dobře a včas.
2. Pracujeme na tom, aby každý zaměstnanec měl k dispozici svůj přesný popis práce a věděl, co je výsledkem jeho práce. Pokud jde o nového zaměstnance, tak s ním popis pracovní pozice průběžně procházíme a zjišťujeme, kam se za určitou dobu posunul, co již zvládne. Pokud jde o produktivitu ve výrobě či na našich zakázkách, tam se snažíme zavést grafy pro porovnání produktivity výrobních strojů či jednotlivých part na stavbách.
3. Před mým nástupem uchazeči neprocházeli žádným speciálním pohovorem, spíše se kladl důraz na vyučení, případně technické vzdělání, aby měl uchazeč blízko k našemu oboru. Dnes je každý uchazeč o zaměstnání v naší firmě podroben vstupnímu pohovoru zaměřeném hlavně na zjištění produktivity a motivace. Musím říci, že nám to velmi pomáhá ve výběru vhodných zaměstnanců.
4. Jak už to v menších rodinných firmách bývá, jsou pozice, kde máte zaměstnance, kteří dělají od všeho něco. Čím je práce roztříštěnější, tím se výsledný produkt hůře popisuje. Ale naštěstí takových pozic není mnoho. Důležité je vědět, co všechno zaměstnanec dělá a jak přesně svojí činností firmě přispívá. Na základě toho již není složité výsledný produkt popsat.
1. Pro mě, jako pro manažera, je produktivita naprosto klíčový parametr, na který se zaměřuji. Je to alfa a omega v úspěchu a neúspěchu, v růstu či stagnaci. Představím si firmu o pěti lidech, kde jsou všichni produktivní, mají přesně definovaný svůj produkt a prostě makaj. A pak si představím firmu o pěti neproduktivních lidech, kteří jenom vykazují jakési činnosti. Která asi tak bude úspěšnější? Kdybych si mohl vybrat, tak beru tu první.
2. Nejvíc nám v měření výsledků práce jednotlivých lidí pomohlo, a to na všech pozicích, vytvoření organizační struktury. V té jsme ke každé pozici definovali účel a výsledný produkt dané pozice. To je pro každého šéfa a pro každého manažera obrovská pomoc při tvorbě a následném vyhodnocování statistik. Vůbec si neumím představit, že by třeba obchodník neznal své statistiky. Že by nevěděl, kolik musí vyhledat klientů, udělat telefonů, schůzek a nabídek, aby splnil svůj plán.
3. Bylo to jako objev parního stroje, který následovala průmyslová revoluce… zaměření se na produktivitu jako na ten nejdůležitější faktor u nás rovněž způsobilo revoluci, a to jak při náboru, tak při řízení lidí. Předtím jsme se hodně zaměřovali na vědomosti, vzdělání a CV. Dneska máme vlastní firemní akademii s 50 interními i externími workshopy. Vědomosti a know-how opravdu nemáme problém produktivním lidem snadno a rychle předat.
Dříve to bylo hodně o sympatii a vědomostech. A dnes nejprve analyzujeme test osobnosti a produktivity, který musí každý uchazeč absolvovat, a když to vypadá dobře, následuje pohovor, kde je personalista, který se ještě doptává na produktivitu a na motivaci. No a manažer se dívá pak i na ty vědomosti a sympatii, jak se mu uchazeč líbí a hodí do týmu. Dříve jsem na pohovoru dával záludné otázky a vlastně jsem ani nevěděl, co jimi sleduji. Dnes přesně vím, co každou otázkou sleduji, na co se mám dívat. Když bych to měl opět přirovnat, před tím to bylo jako pilotovat letadlo bez budíků - nevidět výškoměr, tlakoměr, stav paliva, kompas, rychlost, dolet. No, takový letadlo bych já pilotovat tedy nechtěl.
4. Nenarazili jsme na žádný problém. Možná i proto, že jsme si na to najali odborníky z Bussiness Success, kteří nám pomáhali a navigovali nás správným směrem. V podstatě jsme společně sepsali veškeré účely i produkty k jednotlivým pozicím. Neumím si vůbec představit, jak by to dopadlo, když bychom si to chtěli vytvářet sami. Naštěstí už jsem dávno pochopil, že když budu potřebovat napsat smlouvu, je dobré si na to najmout dobrého a zkušeného právníka, a ne si ji „smolit“ sám. Na každou odbornou věc se snažíme najímat profesionály a vyplácí se nám to.
Foto: archiv klientů, Freepik.com