5 nejčastějších chyb, které děláme v interní komunikaci

Interní komunikace je téma, o kterém se často mluví a píše, a přesto je stále žádané. Jako by mu firmy stále dostatečně nerozuměly. Základní otázkou není, jak interní komunikaci správně nastavit, ale proč se jí vůbec zabývat.

Tento článek vyšel ve 34. čísle časopisu DOBRODRUŽSTVÍ PERSONALISTIKY.

Proč se vůbec zabývat interní komunikací? Věc je prostá. Člověk je tvor společenský a sám o sobě by těžko přežil. Je tedy dobře, že máme kolem sebe spoustu lidí, se kterými je v interakci. Kdyby si každý žil bez ohledu na druhého, budeme si životy vzájemně komplikovat, protože bychom nevěděli o záměrech těch druhých. A proto je důležitá výměna informací – pro možnost sdílení zážitků, pro posouvání věcí dopředu. Jedinec má určitou kapacitu, ale když se spojí s jedním nebo více lidmi, efekty se násobí. Komunikace je zkrátka pro rozvoj, růst a zlepšování našeho prostředí nezbytná. A člověk je do té míry živ, do které komunikuje.

Co je vlastně interní komunikace?

Interní komunikace je komunikace, díky které si předáváme informace uvnitř týmu. Týká se každého člena týmu od majitele po brigádníka, který u nás tráví třeba jen hodinu týdně. Původ slova informace nám ukazuje, že mají něco „formovat uvnitř“ (in-form), každá informace tedy skupiny uvnitř formuje. Pokud budeme přistupovat s tímto vědomím ke komunikaci s druhými lidmi, možná to bude záchranná brzda, která nás zastaví dříve, než vypustíme z úst něco, co nás potom mrzí. Zároveň je to skvělý „rozlišovník“, který pomůže určit, jakou informaci do týmu posílat a v jaké formě a kterou ne.

To celé sečteno a podtrženo ovlivňuje nasazení týmu, jeho náladu, jeho chuť a ochotu, jeho rozpoložení a konečné výsledky. Pojďme se na to podívat trochu konkrétněji, skrze pět chyb, kterých se v komunikaci obecně nejčastěji dopouštíme.

1. Jsem zajímavý, místo abych se zajímal

Mezi „být zajímavý“ a „skutečně se zajímat“ je velký rozdíl. Člověk, který se snaží být zajímavým, má většinu své pozornosti zaměřenou na sebe a nedokáže tak dát plnou pozornost druhému člověku. Přitom to nejdůležitější, co můžeme udělat pro druhého, je přesně to, že mu dáme svou pozornost. Ve chvíli, kdy se snažím být zajímavý já, mě vlastně ten druhý tak úplně nezajímá a mohou mi tak uniknout důležité signály, nevšimnu si divných reakcí nebo špatné nálady, přejdu to a už je oheň na střeše. To je rozhodně jedna z chyb, která má na interní komunikaci, ale i komunikaci obecně velký vliv.

2. Člověk je duchem mimo

Když má člověk nějaký problém, který mu hodně zaměstnává mysl a nedokáže se soustředit na přítomný okamžik, bývá takzvaně duchem mimo. Přemýšlí o tom, co bylo nebo co bude, a vlastně si neuvědomuje, že nevnímá plně toho, kdo k němu právě hovoří. I to je jednou z typických chyb. V oblasti interní komunikace ve firmě se to může projevit tak, že máme nějaké problémy, které řešíme, a kvůli nim nevidíme, že se nám lidé snaží něco říct, že se lidem něco nelíbí, že bychom možná měli něco změnit.

3. Co když to nepochopil?

Schopnost opravdu správně pochopit to, co mi druhý říká, schopnost vytvořit si v hlavě přesnou představu toho, co mi někdo právě řekl či napsal, je pro komunikaci a pro interní komunikaci zásadním tématem. Protože lidé mají různou schopnost chápání, jsou různě bystří, je třeba s nimi komunikovat tak, aby to pochopili všichni. Jednou z velkých chyb v komunikaci je to, že neumíme předat myšlenku dostatečně dobře, aby opravdu všichni pochopili, co tím chceme říct. Celé to vede k nedorozumění, chybám a špatným vztahům.

4. Informační vakuum = prostor pro domněnky

Všimli jste si někdy, že když dáme druhým kusé informace, nebo dokonce žádné, automaticky si sami doplňují nějaké své vysvětlení? Lidé nemají rádi informační vakuum a zároveň mají velkou schopnost být tvořivými ve svých vlastních úvahách a často si ani své vytváření domněnek neuvědomují. Dalo by se to shrnout tak, že špatný vstup způsobuje následně špatný výstup, chybné vyhodnocení situace. A problém je na světě

5. To já ne, to on

Není nic jednoduššího než svést špatnou komunikaci na druhého člověka. Pravdou ale zároveň je, že ukazujeme-li na druhého a ukazujeme mu, že on za něco může, dáváme mu vlastně trochu moc nad svým vlastním životem a najednou to vypadá, že není v našich silách špatnou komunikaci napravit.

Možná si teď říkáte: „Sakra, každou z těch chyb jsem už v životě udělal.“ Nebojte, je to úplně normální, každý je někdy udělal. Prostě jen pokračujte ve čtení a třeba si odnesete nějakou radu, která něco o kousek vylepší.

Co chyby v komunikaci vlastně způsobují?

Abych vám ještě před tím, než vám dám pár tipů, jak to celé zvládnout a jak svou interní komunikaci nastavit dobře, ukázala, jak vlastně poznat, že máte s chybami v komunikaci v týmu co do činění a co špatná komunikace vlastně může způsobit, mám tu pro vás ještě pár bodů.

Jak poznáte, že se ve vašem týmu chyby v komunikaci rozhodně vyskytují?

• Lidé si nepředávají informace nebo si je předávají pozměněné.
• Pokud jim pošlete e-mail či jinou komunikaci, stává se vám, že neodpoví.
• Zahlcují svou komunikací i ty, kterým zprávy vůbec nepatří.

• Lidé mezi sebou nejsou příliš ochotní komunikovat.
• Management neinformuje zaměstnance o změnách.
• Nejsou stanovena „pravidla hry“ nebo není vyžadováno jejich dodržování.
• Šéf se nezajímá o své lidi nebo se zajímá jen o problémové pracovníky.
• Šéf nejde příkladem.

A jaké efekty způsobuje špatná komunikace?

• Chybovost ve výkonu,
• neochotu spolupracovat,
• špatnou náladu v týmu,
• nesplněné cíle,
• demotivaci lidí a rostoucí požadavky na work-life balance,
• špatnou pověst firmy coby zaměstnavatele,
• vysokou fluktuaci,
• nedostatek kvalitních kandidátů,
• neochotu šéfa řídit lidi nebo expandovat.

A na závěr si dovolím jedno troufalé tvrzení: Komunikací lze vyřešit jakýkoliv problém na této planetě. Nevěřte mi, ověřte si to.

Text: Iva Schulzová
Foto: freepick.com , canva.com